Política de tratamiento de la información personal
- PRESENTACIÓN
La presente Política de Tratamiento de la Información Personal es el documento exigido por la Ley donde se establecen las reglas adoptadas por Venko S.A.S. para realizar tratamiento de datos personales en concordancia con las disposiciones normativas que rigen la materia y en respeto de los derechos que asisten a los titulares de información. De este modo, expone los compromisos relativos a la protección de los datos personales por parte de Venko S.A.S. y se aplica específicamente a las bases de datos sometidas a su control y administración sí como a las operaciones que realizan sus Encargados del tratamiento y/o empresas aliadas.
- IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
Venko S.A.S. en su condición de Responsable del Tratamiento pone a disposición de los interesados sus datos de identificación y contacto:
- NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: Venko S.A.S.
- NIT. 900373948-1
- DOMICILIO PRINCIPAL: Bogotá D.C.(Colombia).
- DIRECCIÓN: Av. El Dorado # 68C 61, Oficina 204.
- SITIO WEB: www.venko.co
- MARCO NORMATIVO APLICABLE
Venko S.A.S. desarrolla operaciones de tratamiento de información personal atendiendo a la regulación establecida en el ordenamiento jurídico colombiano en materia de protección de datos personales, asegurando en todo momento el respeto a los derechos de los titulares y brindando las garantías necesarias para salvaguardar la privacidad e intimidad de las personas que a diario entregan su información, reconociendo que la misma es necesaria para brindar servicios con calidad y compromiso.
Conforme a lo anterior, el tratamiento de datos personales se realiza en el marco de lo ordenado por la Constitución Política de Colombia y el Régimen General de Protección de datos personales que corresponde a la siguiente estructura normativa:
Artículo 15 de la Constitución Política. Consagra el derecho fundamental que tienen todas las personas a su intimidad, buen nombre y al habeas data. Esta disposición representa el fundamento constitucional del conjunto de normas que regulan la protección de datos personales en Colombia.
Ley Estatutaria 1581 de 2012. Es el principal instrumento normativo promulgado en materia de Protección de datos personales, mediante el cual se establecen las condiciones mínimas que deben observarse para efectuar tratamiento adecuado de datos personales.
Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Complementa y aclarara las disposiciones normativas contenidas en la Ley 1581 de 2012 y precisa el alcance de los deberes que están llamados a cumplir los Responsables y Encargados del tratamiento de datos personales.
Decreto Reglamentario 886 de 2014. Define aspectos puntuales relativos a la obligación de realizar la inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos que administra la Superintendencia de Industria y Comercio.
Las normas relacionadas pueden ser modificadas o adicionadas, las cuales en todo caso harán parte integral de la presente política.
- DEFINICIONES
Para la correcta interpretación y aplicación de la presente política se definen los siguientes conceptos:
- Autorización: Consentimiento previo, inequívoco e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.
- Autorizado: Persona autorizada por un titular de datos personales para que efectúe cualquier solicitud, trámite o consulta ante Venko S.A.S., por cuenta de quien autoriza.
- Base de Datos: Todo conjunto organizado de datos de carácter personal, que permita el acceso a los datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que fuera la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
- Cliente: Persona natural o jurídica que adquiere los servicios o productos ofrecidos por Venko S.A.S..
- Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para acceder a la información que repose en cualquier base de datos, bien sea que esté contenida en un registro individual o que esté vinculada a la identificación del Titular.
- Dato personal: Cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas naturales determinadas o determinables.
- Dato privado: Están relacionados con el ámbito privado de las personas: Libros de los comerciantes, datos contenidos en documentos privados, gustos o datos de contacto personal.
- Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- Dato semiprivado: Su acceso está sujeto a algún grado de restricción, interesan a cierto sector o grupo de personas: datos financieros o crediticios, académicos, laborales, etc.
- Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
- Encargado del tratamiento: La persona natural o jurídica, pública o privada, u órgano administrativo que, solo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta de Venko S.A.S., como consecuencia de la existencia de una relación jurídica que delimita el ámbito de su actuación para la prestación de un servicio.
- Enlazar: Es aquella acción mediante la cual la APP Verifíquese Cédula permite desde el dispositivo del usuario obtener directamente la información disponible en una fuente de consulta pública sin necesidad de redireccionar al usuario al sitio web de dicha fuente.
- Persona identificable: Toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, mediante cualquier información referida a su identidad física, fisiológica, psíquica, económica, cultural o social. Una persona natural no se considerará identificable si dicha identificación requiere plazos o actividades desproporcionados.
- Persona o área responsable de la gestión de consultas y reclamos: Persona(s) que han sido designadas internamente por Venko S.A.S. para ejercer de manera formal la función de coordinar y controlar las quejas, solicitudes o reclamos que los titulares formulen.
- Prospección comercial: Actividades orientadas a la búsqueda y hallazgo de potenciales clientes, mediante el envío de información sobre ofertas, beneficios y promociones así como el análisis de datos recolectados para implementar estrategias de comercialización.
- Proveedor: Persona natural o jurídica que asume contractualmente ante Venko S.A.S., con medios humanos y materiales propios o ajenos, el compromiso de ejecutar la totalidad o parte de obras o servicios con sujeción a un proyecto y/o contrato. Cuando un proveedor sea persona jurídica y a su vez, este contrate a personal para desarrollar el proyecto encomendado, la responsabilidad de solicitar la autorización del tratamiento de datos será del proveedor. Para los efectos del tratamiento de información, el proveedor entrega sus datos personales para que sean administrados por Venko S.A.S.
- Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar, o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.
- Redireccionar: Se refiere a la acción mediante la cual Verifíquese APP dirige al usuario directamente al sitio web de la fuente de consulta de información por medio del uso de mecanismos de browser HTTP dentro de la APP, de tal suerte que los datos sólo son visualizados por el usuario a través de su dispositivo.
- Responsable del tratamiento de la información: Persona natural o jurídica que decide sobre la administración de las bases de datos y la gestión de los datos personales.
- Titular del dato: Persona natural que ostenta la titularidad y propiedad de los datos sobre los cuales Venko S.A.S. realiza cualquier tipo de tratamiento.
- Trabajador: Es toda persona que en virtud de un contrato laboral se encuentra vinculado a Venko S.A.S.
- Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o el encargado desde Colombia a un responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).
- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y tiene por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
- Tratamiento: Cualquier operación física o procedimiento técnico, sea o no automatizado, que permita la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión.
- PRINCIPIOS QUE ORIENTAN EL TRATAMIENTO DE DATOS
En Venko S.A.S., la información personal de los titulares es tratada de forma responsable y conforme a la normatividad vigente sobre protección de datos personales. Por esta razón, el personal dispuesto para su gestión actúa con la diligencia y cuidado requerido, en cumplimiento de los siguientes principios:
- La información personal de naturaleza semiprivada, privada y sensible sólo podrá ser tratada cuando medie autorización libre, previa y expresa de su titular salvo en los casos excepcionales contemplados en la ley. El consentimiento que el titular otorgue para la disposición de sus datos personales será debidamente informado respecto a su alcance, fines y derechos que le asisten.
- Los datos personales objeto de tratamiento serán aquellos que resulten necesarios, pertinentes y adecuados de acuerdo con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que hayan sido recabados. La información personal solicitada al titular en ningún caso será excesiva o incoherente en relación con la destinación o uso que recibirá la misma al interior de Venko S.A.S.
- Los datos de carácter personal no podrán ser utilizados para finalidades incompatibles o contrarias con aquellas que el titular hubiere autorizado. No se considerará incompatible el tratamiento posterior que obedezca a fines históricos, estadísticos, contables o científicos.
- Los datos personales serán exactos y completos de forma que respondan con veracidad a la realidad actual de su titular. Cuando el titular proporcione directamente los datos personales, se presumirá de buena fe que los mismos son ciertos y veraces.
- El suministro de datos personales sensibles será facultativo para su titular, pudiendo abstenerse de entregarlos cuando así lo desee. El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
- Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
- Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
- FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Venko S.A.S. realiza tratamiento de información personal de acuerdo con las siguientes finalidades:
- Ofrecer y prestar satisfactoriamente a nuestros clientes servicios actuales y futuros de consultoría técnica asociados a: (i) Arquitectura para TIC, (ii) Pruebas de carga y afinamiento de plataforma tecnológica, (iii) Consultoría en Resolución de Problemas TIC, (iv) Servicio Empresarial Konivin, (v) Servicios Premium de Verifíquese Cédula, (vi) Verifíquese Documentos y (vii) Desarrollo de Software Web a la medida y Aplicaciones móviles.
- Enviar y recibir mensajes comerciales y/o de atención al cliente.
- Llevar a cabo actividades de prospección comercial de los servicios y/o productos ofrecidos por nuestra organización, clientes o aliados comerciales.
- Reportar y almacenar la información tributaria a las entidades competentes.
- Realizar el proceso de evaluación, selección y contratación de los Proveedores.
- Dar respuesta a los requerimientos y deberes judiciales y administrativos debidamente fundamentados de cualquier titular del cual se tenga información.
- Iniciar el proceso de selección de personal junto con los procedimientos señalados para el efecto.
- Efectuar el pago de salarios, aportes al Sistema General de Seguridad Social y liquidación de los trabajadores de la Droguería.
- Desarrollar planes de formación, capacitación y programas que involucren al Talento Humano de Venko S.A.S.
- Tramitar las incapacidades, permisos o licencias de los trabajadores.
- Dar cumplimiento a las normas en materia laboral que involucren la conservación y uso de la información de trabajadores y extrabajadores.
- Ofrecer a través de los diferentes canales de comunicación suministrados por los clientes servicios ofertados en campañas, promociones o estrategias comerciales realizadas por nuestra organización, clientes o aliados comerciales.
- Dar cumplimiento a las normas en materia laboral que involucren la conservación y uso de la información de trabajadores y extrabajadores.
- Recolectar datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la Información y de los datos personales le corresponden a Venko S.A.S.
- Registrar y controlar las operaciones financieras que se llevan a cabo al interior de Venko S.A.S.
- Garantizar la seguridad de las personas e instalaciones de Venko S.A.S.
- Desarrollar y gestionar labores y trámites contractuales, administrativos, contables y financieros propios del desarrollo de nuestra actividad comercial.
- DERECHOS DE LOS TITULARES
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Para garantizar este derecho deberá acreditarse la identidad del titular o la calidad de legitimado, con el fin de impedir que terceros no autorizados accedan a la información personal.
- Obtener prueba de la autorización que hayan otorgado en calidad de titulares de los datos, salvo cuando el consentimiento se encuentre exceptuado como requisito para el tratamiento.
- Conocer el tratamiento que se está efectuando sobre los datos personales por parte de Venko S.A.S.
- Formular consultas y reclamos para salvaguardar su derecho a la protección de datos personales de acuerdo con las pautas establecidas en la ley y en los términos de la presente política.
- Solicitar la supresión de los datos personales o revocar la autorización concedida cuando mediante un proceso judicial o administrativo se determine que en el tratamiento de su información se vulneraron las disposiciones legales y constitucionales sobre la materia.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio que le permita conocerla, incluyendo los electrónicos.
- LÍMITES O RESTRICCIONES A LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
Según lo dispuesto en el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, la consulta de información personal que realice el titular será gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales a la presente Política de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. De acuerdo con esto, en las consultas que se presenten con una periodicidad mayor a una por cada mes calendario, Venko S.A.S. podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.
La revocatoria de la autorización y/o solicitud de supresión de datos personales no procederá cuando el titular tenga una obligación legal o contractual de permanecer en las bases de datos de Venko S.A.S.
Así mismo, la información relativa a los titulares inactivos podrá permanecer en las bases de datos en cumplimiento de las normas del Sistema General de Seguridad Social y el Estatuto Tributario, las cuales exigen la conservación de la información histórica y contable por plazos estrictamente legales, siendo improcedente su supresión en determinados casos.
- CANALES DE ATENCIÓN
- Comunicaciones escritas radicadas en el domicilio principal ubicado en la siguiente dirección: Av. El Dorado # 68C 61, Oficina 204
- Correo electrónico dirigido a soporte@venko.co
- ÁREA RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS
Para garantizar la atención oportuna de las consultas y reclamos que se presenten ante Venko S.A.S., se ha designado al área de Soporte como encargada de la recepción, direccionamiento y respuesta a las solicitudes de los titulares en materia de protección de datos personales.
El área designada tendrá la responsabilidad de asegurar el respeto a los derechos de acceso, rectificación, actualización y cancelación de datos personales conforme a lo dispuesto en la Constitución y la Regulación General de Protección de Datos Personales. El área estará supervisando el funcionamiento de los canales de atención previamente definidos
- PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS
Figura 1. Procedimiento Consulta
Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que el mismo haya sido recibido a través de los canales de comunicación definidos para tal fin. Si el reclamo no cumple con los requisitos establecidos en la presente política o se encuentra incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del mismo para que subsane las falencias identificadas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, el titular o interesado no hubiere corregido la solicitud o aportado la información se entenderá abandonado el reclamo y se procederá a su archivo definitivo.
Cuando el requerimiento hubiese sido atendido en el término previsto, subsanando los defectos del reclamo y allegando la documentación necesaria, el Venko S.A.S. emitirá la respuesta, pudiendo prorrogar el término en casos especiales con previa comunicación al interesado. Este nuevo plazo no será superior a ocho (8) días hábiles.
Figura 2. Procedimiento Reclamo
-
- PROCEDIMIENTO EN CASO DE INCOMPETENCIA O INCONFORMIDAD DEL TITULAR
Cuando Venko S.A.S. determine que no es competente para dar trámite a la consulta o reclamo recibido, emitirá respuesta en un término no mayor a cinco (5) días hábiles explicando al peticionario los motivos por los cuales no se encuentra facultado para resolverlo.
Cuando el titular se encuentre inconforme con la respuesta recibida o considera que la misma no satisface sus necesidades, dispondrá de un término de quince (15) días hábiles a partir de la notificación de la respuesta para pedir que sea revaluada en los casos en que haya sido desfavorable a sus intereses.
-
- CONTENIDO MÍNIMO DE LA SOLICITUD
- Estar dirigida a Venko S.A.S.
- Contener la identificación del Titular (Nombre y Documento de identificación).
- Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo.
- Indicar la dirección de notificación del Titular, tanto física como electrónica (e-mail).
- Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos)
- SUMINISTRO DE INFORMACIÓN
La información personal sólo podrá ser suministrada cuando la solicitud sea elevada por las siguientes personas:
- Al titular del dato, sus causahabientes o sus representantes legales, siempre y cuando acrediten esta calidad.
- A las personas autorizadas por el titular del dato o por la ley
- A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
En relación con el último supuesto, se advierte que las entidades públicas o administrativas que realicen solicitudes de información personal deberán justificar la relación existente entre la necesidad de obtener dicha información y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.
-
- AUTORIZACIÓN A TERCEROS
La autorización deberá contener como mínimo lo siguiente:
-
-
- Identificación del titular que autoriza
- Copia de la cedula de ciudadanía del titular
- Nombre y datos de identificación de la persona autorizada.
- Tiempo por el cual puede consultar, actualizar o rectificar la información.
- Carácter voluntario y libre de la autorización.
-
- DEBERES EN EL RELACIONAMIENTO CON TERCEROS
En el relacionamiento con terceros, estos eventualmente podrán participar en el tratamiento de datos personales en calidad de Encargados, para la correcta gestión de sus actividades y sólo cuando se determine la necesidad de acceder a información personal o a las bases de datos administradas por Venko S.A.S., obligándose en consecuencia a la observancia de los principios y la normatividad que regulan la Protección de datos personales en Colombia.
De acuerdo a lo anterior, Venko S.A.S. actuará en cumplimiento de los siguientes deberes:
- Garantizar que la información que se suministre a los Encargados del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Suministrar a los Encargados del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo dispuesto en la ley y en la presente política.
- Informar a los Encargados del Tratamiento la existencia de su Política de tratamiento de datos personales, los medios disponibles para su consulta y el compromiso con la observancia de la misma.
- Exigir a los Encargados del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Informar a los Encargados del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- NO ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN EN EL DESARROLLO DE APLICACIONES Y/O SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Venko S.A.S., comprometido con la protección de la información de los titulares se abstiene de recolectar, acceder, almacenar, usar, circular, usar o ejercer cualquier otra forma de tratamiento sobre la información consultada libremente por los usuarios a través de los productos o servicios desarrollados por nuestra organización.
Por ese motivo, Venko S.A.S. sólo recolectará la información personal requerida para la instalación de sus productos de conformidad con los lineamientos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
13.1 APP - VERIFÍQUESE CÉDULA
La APP Verifíquese – Cédula, es un aplicativo móvil desarrollado con el apoyo y aval especializado a nivel técnico y jurídico de Apps.co, que permite al ciudadano acceder y conocer aquella información que le pertenece y que se encuentra disponible en fuentes de consulta pública dispuestas por el Estado Colombiano para tal fin.
La aplicación permite a las personas acceder a información disponible en fuentes de consulta pública dispuestas por el Estado Colombiano a través del enlace o redireccionamiento al sitio de consulta, sin que bajo ninguna circunstancia la información consultada por el usuario del aplicativo sea recolectada, almacenada, usada, circulada o sometida a cualquier otra forma de tratamiento por parte de Venko S.A.S., puesto que ésta no circula ni es almacenada en los servidores del aplicativo, sino en el dispositivo del usuario.
Por consiguiente, la información consultada por el usuario del aplicativo no transita ni es almacenada en ningún momento en los servidores de Venko S.A.S. y en consecuencia, no se encuentra sujeta a ninguna forma de tratamiento.
- RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN EN EL PORTAL WEB
El sitio web www.venko.co ofrece a los usuarios que visitan la página la posibilidad de suministrar sus datos personales con el fin de establecer comunicación con ellos y en general mantener la relación con el propósito de recibir comentarios, apreciaciones y sugerencias que permitan a la organización identificar sus fortalezas y oportunidades de mejora.
Cuando el titular proporcione su información a través del sitio web reconoce que su información será compilada y tratada como se dicta en esta Política, y manifiesta su aprobación frente a dicho tratamiento.
- VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
La presente Política de Tratamiento de la Información Personal tendrá vigencia a partir de Agosto de 2017.
Los cambios o modificaciones sustanciales que se incorporen en la presente política, serán comunicados al titular con mínimo diez (10) días de antelación a su implementación. La notificación de los cambios se hará a través de los medios de comunicación idóneos.
- VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
La vigencia de las bases de datos corresponderá al tiempo en que se mantengan las finalidades que justifican su tratamiento.